Pracodawco, czy dzwonisz do pracownika w czasie jego urlopu?

Spotykaliśmy na swojej drodze różnych pracodawców. Takich, dla których urlop jest świętością i takich, którzy szczycą się tym, że na urlop nie wyjeżdżają. Ci pierwsi przyznają sobie i swoim pracownikom niezaprzeczalne prawo do wypoczynku. Wierzą, że dobry wypoczynek do lepsza praca po powrocie do firmy. Ci drudzy uważają, że skoro sami na wolne sobie nie pozwalają, to i pracownicy powinni być ciągle w gotowości i do dyspozycji. A jeśli już gdzieś ostatecznie pojadą, to i tak spędzają urlop sprawdzając maile i wisząc na telefonie. Zawsze dostępni i zawsze na łączach, bo przecież nic bez nich odbyć się nie może.

Spotykaliśmy też różnych pracowników. Były wśród nich osoby, które wyjeżdżając na urlop zamykają za sobą szczelnie drzwi życia zawodowego i służbową komórkę oraz laptopa zostawiają w domu. Były też takie, które (czasem ze względu na presję ze strony przełożonego, a czasem zupełnie z własnej inicjatywy) odbierają każde połączenie telefoniczne od szefa i kilka razy dziennie sprawdzają skrzynkę mailową.

W której grupie Ty jesteś?

Wszyscy potrzebują odpoczynku i urlopu

Bez względu na to, czy jesteś właścicielem firmy, czy jej pracownikiem, odpocząć musisz. Nie dasz rady być na wysokich obrotach przez cały rok na okrągło. Może Ci się wydawać, że jesteś niezastąpiony (zarówno jeśli firmą zarządzasz, jak i gdy w niej pracujesz). Prawda jest jednak brutalna. Każdego można zastąpić i nie ma takiej sprawy, która nie mogłaby na Ciebie poczekać.

Regeneracja i odpoczynek są niezbędne do zdrowego, efektywnego i sprawnego codziennego funkcjonowania. Tak jak i odpowiednia dawka snu. Może wydawać Ci się, że możesz ciągnąć wóz jak wół, tylko jak długo?

Trudno jest jednak odpocząć, gdy na plażę czy na biwak jedziesz ze służbową komórką i laptopem pod pachą. Trudno jest się zrelaksować, gdy nerwowo zerkasz co chwila na ekran, czy przyszła jakaś nowa wiadomość i gdy odbierasz kolejne połączenie, które nadchodzi zawsze w najmniej oczekiwanym momencie. Twój mózg jest stale w stanie gotowości – analizuje, przetwarza, oczekuje, szuka rozwiązań, spina się… Może wydawać Ci się, że jesteś na urlopie, a w rzeczywistości ciągle siedzisz mentalnie za biurkiem.

A po powrocie? Zmęczenie, frustracja, brak motywacji. Jedyna myśl, jaka przychodzi Ci do głowy to: “jestem taki zmęczony”. I ze złością i wyrzutem patrzysz na współpracowników / pracowników, którzy właśnie szykują się na urlop.

Telefon, urlop i prawo

Zacznijmy od tego, co na temat kontaktowania się z pracownikami przebywającymi na urlopie mówią przepisy prawa. Oto krótkie podsumowanie:

• nie możesz zmusić pracownika do tego, by na urlop zabrał ze sobą służbową komórkę lub laptopa,
• nie możesz zmusić go też do odbierania od Ciebie połączeń, które wykonywane byłyby na numer prywatny,
• jeśli będziesz zakłócać urlop pracownika dzwoniąc do niego lub pisząc maile, to odbieranie takich połączeń i odpisywanie może oznaczać, że pracownik zamiast być na urlopie, świadczy dla Ciebie pracę; to może być podstawą do domagania się przez niego wolnych dni w innym terminie (wyrok Sądu Najwyższego z 23 marca 2017 r., sygn. akt I PK 130/16),
• …chyba że pracownik z własnej, nieprzymuszonej woli bierze się za pracę w czasie wakacji, sam z własnej inicjatywy odpisuje na maile i dzwoni – w takim przypadku urlop nadal pozostaje urlopem (wyrok z dnia 19 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 40/16),
• nie możesz wyciągać żadnych konsekwencji służbowych wobec pracowników, którzy nie odbierają od Ciebie telefonu podczas wakacji,
  jest tylko jeden przypadek, w którym masz prawo skontaktować się z pracownikiem podczas jego urlopu – jeśli chcesz go z niego odwołać ze względu na wyjątkowe okoliczności, których nie byłeś w stanie przewidzieć wcześniej (kwestii odwołania pracownika z urlopu dotyczy 167 § 1 k.p.).

Dla ułatwienia, oto kilka istotnych fragmentów z wyroków Sądu Najwyższego:

• wyrok Sądu Najwyższego z 23 marca 2017 r., sygn. akt I PK 130/16: “zobowiązanie pracownika przez pracodawcę do pozostawania w gotowości do pracy czy wymuszanie na nim świadczenia pracy w czasie urlopu wypoczynkowego (werbalne, pozawerbalne – przez presję psychiczną lub spowodowane wadliwą organizacją pracy powodującą konieczność wykonywania obowiązków pracowniczych w tym okresie) stanowi zaprzeczenie istoty urlopu wypoczynkowego przeznaczonego na czas niezakłóconego odpoczynku pracownika”.
• wyrok Sądu Najwyższego z 19 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 40/16: „wykonywanie z własnej i nieprzymuszonej woli obowiązków pracowniczych w trakcie urlopu wypoczynkowego, tzn. bez polecenia czy akceptacji przełożonego oraz bez wyraźnej i obiektywnej konieczności – nie unicestwia udzielonego przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego”.
• wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16: „pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym nie ma obowiązku kontrolowania poczty elektronicznej”.

Z kim zatem można się kontaktować?

Możesz do swoich wewnętrznych regulacji (np. regulaminu pracy) wprowadzić zapis, że pracownicy mają pozostawać w kontakcie z Tobą także podczas urlopu. Pamiętaj jednak, że może to dotyczyć wyłącznie osób pełniących ważne funkcje w Twojej firmie.

Jakie to funkcje? Chodzi tutaj przede wszystkim o osoby zajmujące wysokie stanowiska kierownicze oraz pracowników zajmujących stanowiska wysokospecjalistyczne, którzy są odpowiedzialni za interwencję w przypadku wystąpienia rozmaitych awarii np. systemu informatycznego. Są to osoby, bez których Twoja firma w przypadku wystąpienia jakiejś niespodziewanej sytuacji, nie byłaby w stanie dalej funkcjonować.

W przypadku takich osób, zasady dotyczące np. konieczności udzielenia dnia wolnego w innym terminie, nie mają zastosowania.

Jeśli więc masz w zwyczaju wydzwaniać do swojej sekretarki, bo nie możesz znaleźć ważnych dokumentów albo fakturzystki, bo przypomniało Ci się, że trzeba załatwić sprawę jakiejś faktury, to wiedz, że nie mają obowiązku odbierać od Ciebie żadnych połączeń.

Urlop – sprawdzian dla sprawności Twojej organizacji

Z reguły o wakacyjnych nieobecnościach swoich pracowników, szczególnie tych dłuższych, wiesz z wyprzedzeniem. Nawet jeśli nie obowiązuje Cię sporządzanie planu urlopów, to i tak w Twoim interesie jest wcześniej ustalić ze swoimi ludźmi, kiedy planują dłuższy wypoczynek. To pozwala przygotować się do tego, czasem dość trudnego okresu w ciągu roku. Uszczuplone zasoby na pewno nie pozwalają na pracę na pełnych obrotach, ale można już wcześniej zadbać o to, by urlopowiczom nie zawracać głowy.

Okres urlopowy możesz potraktować jako swojego rodzaju sprawdzian dla sprawności działania Twojej firmy. Powie Ci on, czy procedury i wewnętrzne zasady związane np. z zastępstwami działają dobrze. I czy je w ogóle masz… Bo odpowiedz sobie szczerze – pomyślałeś w ogóle o tym?

Jak do tego podejść? W każdym, nawet najmniejszym zespole, można tak zorganizować pracę, by w najbardziej strategicznych kwestiach wyznaczone było zastępstwo. Są sprawy, które mogą z powodzeniem zaczekać. Są takie, które są palące. Można sobie z nimi dać radę – oto kilka podpowiedzi.

• Jeśli w Twojej firmie masz przynajmniej dwóch pracowników, którzy wykonują podobne zakresy zadań, jesteś w komfortowej sytuacji. Ustal z nimi, że będą się wzajemnie zastępować podczas nieobecności. Dbaj jednak o to, by nie wybierali się na wakacje w tym samym terminie.
• Dobrym pomysłem będzie wprowadzenie zasady przygotowywania przez członków Twojego zespołu tzw. holiday memo czyli mówiąc wprost – listy najważniejszych spraw, pilnych terminów, namiarów na ważne osoby kontaktowe itp. Ułatwi to przekazywanie sobie zadań przed urlopem, a później weryfikację, czy zostały one odpowiednio zrealizowane.
• Jeśli Twój zespół jest mały i nie ma stanowisk, które pokrywają się zakresami zadań, a zatem i naturalnego zastępstwa, wcześniej pomyśl o tym, jak rozdzielić pracę. Możesz wyznaczyć jedną osobę, która zajmie się najpilniejszymi sprawami, albo rozdzielić zadania urlopowicza pomiędzy kilku pracowników. W takim przypadku znowu pomoże holiday-memo. Zadbaj o to, by było przygotowywane na tyle wcześnie, byś taki podział obowiązków mógł wprowadzić. Pamiętaj, że to po Twojej stronie, jako przełożonego, jest piłeczka. Nie spodziewaj się, że ktoś z pracowników sam będzie wyrywać się, by brać na siebie obowiązki kogoś innego.

Jeśli sam wybierasz się na urlop – ustal z pracownikami, w jakich sprawach mogą do Ciebie dzwonić i o jakiej porze. Jeśli należysz do tej grupy pracodawców, którzy potrafią delegować zadania i mają zaufanie do swoich ludzi, to z pewnością doskonale sobie poradzą bez Ciebie. Jeśli trzeba, przygotuj odpowiednie pełnomocnictwa. Określ, w jakim zakresie mogą sami podjąć decyzję, a w jakim potrzebna jest Twoja akceptacja.

Jeśli natomiast uważasz, że jesteś niezastąpiony i wyłączenie się przez Ciebie z codziennej działalności firmy spowoduje chaos i zamieszanie, to może powinieneś zastanowić się, czy na pewno Twój styl zarządzania jest efektywny. Oczywiście, jeśli prowadzisz działalność sam, to raczej trudno, by Cię ktoś zastąpił. Jednak nawet w takim przypadku możesz tak ułożyć swoje relacje z klientami, by wygospodarować czas na wakacje. Każdy jest człowiekiem i odpoczynku potrzebuje.