Strategie Dla Biznesu / Blog / Dlaczego komplikujemy sobie nawzajem życie czyli językowy bełkot nadal rządzi

Dlaczego komplikujemy sobie nawzajem życie czyli językowy bełkot nadal rządzi

Zasady skutecznej komunikacji z pracownikami

Taka oto prawdziwa sytuacja

Sprawa niecierpiąca zwłoki. W pewnej firmie (nazwijmy ją X), pani A z działu marketingu – by zaoszczędzić na czasie, dopisuje nowy, istotny punkt do szablonu umowy o współpracy z jednym z dostawców. Zapis jest krótki, jasny, zwięzły i zrozumiały. Prawnik przychodzi do firmy X tylko dwa razy w tygodniu. Pani A uważa, że jeśli spotka się z prawnikiem przedstawiając do akceptacji propozycję gotowego punktu, to szybciej pójdzie cały proces autoryzacji umowy.

– Panie prawniku, tu jest umowa z proponowanym przeze mnie dodatkowym zapisem – mówi Pani A podczas spotkania.
– Ale ten zapis nie może tak brzmieć – odpowiada na to prawnik.
– Dlaczego?
– Bo jest sformułowany zbyt prosto.
– To chyba dobrze, że prosto, prawda? To przecież znaczy, że jest zrozumiale.
Niedobrze – kwituje prawnik. – Jeśli jest tak prosto, to jest nieprofesjonalnie.

Kurtyna.

Zagubieni w bełkocie

Ile razy denerwowałeś się, gdy dostałeś list z urzędu, którego nie dało się zrozumieć? Naszpikowane trudnymi wyrazami i z tak długimi zdaniami, że zaledwie trzy zmieściły się na jednej stronie? Jasne i zrozumiałe pisma, tworzone przez polskich urzędników, nadal należą do rzadkości.

Oto kilka przykładów z życia.

Pewien urzędnik z ratusza w Krakowie, tak napisał do obywateli:

“Podmiot wpłacający (zwany posłańcem czy wyręczycielem) działa w tym przypadku jako podmiot umocowany do zapłaty zobowiązanego (w sensie technicznym). Podmiot ten nie dokonuje wówczas zapłaty opłaty, lecz wpłaty kwoty tytułem opłaty. Zapłata kwoty opłaty ma w tym przypadku wyłącznie wymiar techniczny”.

Mistrzostwo, prawda?

Można skomplikować jeszcze bardziej:

“Brak zaskarżalności czynności zamieszczenia wykonawcy w wykazie stanowi konsekwencję charakteru tej czynności, która w żaden sposób nie wpływa na sytuację prawną wykonawcy. Z uwagi zatem na fakt, iż czynność ta nie kształtuje praw i obowiązków wykonawcy nie istnieje potrzeba ustanowienia szczególnej drogi odwoławczej wobec takiej czynności…”

Albo:

“Jedną z podstawowych instytucji prawa cywilnego jest kara umowna, która wbrew nazwie nie jest karą w ścisłym tego słowa znaczeniu, ale stanowi zastrzeżenie umowne…”

Takie językowe łamańce nie są zresztą domeną wyłącznie urzędników. Lubią je szczególnie prawnicy, choć niestety często także posługują się nimi przedsiębiorcy, konstruując swoje umowy, oferty czy nawet tworząc teksty na swoich stronach internetowych.

W jednej ze spółdzielni mieszkaniowych w mieście Y, administracja nowego osiedla wywiesiła na tablicy ogłoszeń komunikat mniej więcej o takiej treści:

“Informujemy, że w dniu dzisiejszym do Państwa skrzynek oddawczych zostały dostarczone naliczenia nowej stawki czynszu, obowiązującej od dnia…”

Po serii pytań ze strony lokatorów, dotyczących lokalizacji wspomnianych skrzynek oddawczych, treść kolejnych komunikatów zmieniono. Kolejne pisma z czynszową niespodzianką zaczęto dostarczać już do… skrzynek pocztowych. Nie można było tak od razu? Wszyscy od razu wiedzieliby gdzie ich szukać 😉

Specjalisty nie zrozumie czasem nawet specjalista

Z czego wynika to, że zamiast komunikować się prosto i zrozumiale, komplikujemy swoje wypowiedzi i teksty do granic absurdu? Bo jak inaczej nazwać tę językową papkę, w którą zmieniają się między innymi komunikaty tworzone przez urzędy czy prawników? Długie, wielokrotnie złożone zdania, skomplikowane wyrazy, bezosobowa forma… Czasem po przeczytaniu tekstu nie jest wiadomo, kto i co ma zrobić. I o co tak w ogóle chodzi.

Można dojść do wniosku, że piszą to sfrustrowani ludzie, którzy “boją” się sformułować swoje myśli prosto. Bo pismo będzie wtedy zbyt plebejskie. Nieprofesjonalne. Myślą, że bełkotliwie znaczy bardziej elokwentnie. Bardziej elitarnie. Bardziej profesjonalnie. Że mądrzej brzmi “w dniu jutrzejszym” niż “jutro” lub “w przedmiotowej kwestii” zamiast “w tej sprawie”.

Otóż nie znaczy.

Niezrozumiale, znaczy po prostu, że niezrozumiale.

Nawet prof. Jerzy Bralczyk (jeden z najbardziej znanych i cenionych polskich językoznawców) zaznacza, że czasem sam ma kłopot ze zrozumieniem oficjalnych tekstów. Według niego tego typu językiem posługują się często ludzie pełniący jakąś władzę. Ich poczucie wyższości nad innymi może skłaniać ich do porozumiewania się w sposób niezrozumiały dla zwykłych śmiertelników. W ten sposób budują w sobie poczucie przynależności do zamkniętego, elitarnego świata.

Pisz prosto

Wróćmy do pytania postawionego na początku. Czy denerwują Cię niezrozumiałe pisma urzędnicze? Zapewne tak. Czy denerwują Cię umowy sformułowane w zawiły i skomplikowany sposób? Oczywiście. Czy frustrujesz się, gdy nie rozumiesz otrzymanej korespondencji? Czy masz wrażenie, że ktoś stara się w ten sposób zrobić z Ciebie idiotę?

Postaw się teraz na miejscu swojego klienta. Czy oferty lub szablony umów, które dostaje z Twojej firmy, są napisane w prosty i zrozumiały sposób? Czy po ich przeczytaniu wie dokładnie, czego się spodziewać po współpracy z Tobą i na jakie warunki się godzi? Czy użytkownik, który trafi na Twoją stronę internetową, od razu wie, czym się zajmuje Twoja firma oraz jaki produkt / usługę sprzedaje?

Jeśli tak jest – gratulacje!

Jeśli nie, przelicz sobie, ile pieniędzy Ci ucieka. Zsumuj stawkę za godziny, które Twoi pracownicy tracą na odpowiadanie na ciągle te same pytania i wątpliwości ze strony klientów. Przekalkuluj sobie, ile pieniędzy tracisz na dodatkową pracę prawnika. A ten na pewno zaciera ręce nanosząc na umowy kolejne poprawki do poprawek i przygotowując kolejne opinie prawne, z których nic nie wynika. Przelicz wartość wszystkich potencjalnych umów, które nie doszły do skutku, bo klient uciekł spłoszony ciężkim poziomem komunikacji z Twoją firmą.

Jak pisać, by było zrozumiale?

Oto pięć zasad, które przyczynią się do zwiększenia czytelności Twoich tekstów.

  1. Używaj krótkich zdań. Te dłuższe są trudniejsze w zrozumieniu i odbiorze. Zdanie w tekście przygotowanym do internetu nie powinno być dłuższe niż 15 słów. Jeśli w Twoim tekście są zdania wielokrotnie złożone – podziel je na krótsze człony. A najlepiej po napisaniu tekstu wyrzuć z niego co piąte słowo 😉
  2. Unikaj specjalistyczny słów, jeśli nie są one konieczne. Jeśli musisz użyć trudny termin, dodaj krótkie wyjaśnienie. Pisz tak, by tekst zrozumiał nawet ten, kto nie ma specjalistycznej wiedzy.
  3. Zrezygnuj z nic nie wnoszących słów-wypełniaczy typu “powyższe wskazuje”, “w przedmiotowej kwestii”, “w dniu dzisiejszym”, “w miesiącu lipcu”. To samo dotyczy pompatycznych określeń typu “nadmieniam”, “ufam że”, “pragnę podkreślić”, “ponadto informuję” itp. Zastąp je prostszymi i krótszymi określeniami.
  4. Zrezygnuj z formy bezosobowej. Czasowniki zakończone na -no, -to oraz czasowników z się (np. zakończono, wprowadzono, podjęto decyzję, przyjmuje się itp), bo nie wskazują “sprawcy” danego działania. Unikaj też imiesłowów zakończonych na -ąc.
  5. Unikaj rzeczowników zakończonych na -enie, -anie, -cie (np. Niewykonanie zaleceń będzie skutkować…, niestawienie się będzie potraktowane jako…). Sprawiają one, że tekst staje się bezosobowy i pozbawiony dynamiki.

2018-11-19T21:26:15+02:00