Jak poradzić sobie z toksyczną osobą w firmie?

Toksyczna osoba, wbrew pozorom, wcale nie musi być mało wydajna lub nieefektywna. Często osiąga bardzo dobre wyniki, jest pewna siebie i dobrze wie, jakie są jej mocne strony. I potrafi je wykorzystać dla własnych celów. Pomimo swojego destrukcyjnego wpływu na zespół, może pełnić w nim rolę “gwiazdy”, wpływając na jego postawy i opinie.Toksyczność niejedno ma imię i różne może przybierać formy. Agresywne zachowania, nadmierna rywalizacja, manipulowanie – to tylko niektóre z nich. Może być to także denerwujący innych sposób bycia (np. mlaskanie przy posiłkach, zaniedbywanie higieny osobistej, hałaśliwość) lub zupełnie inne zachowanie, którego cechą jest to, że wkurza wszystkich dookoła i tworzy złą atmosferę w biurze.

Przeczytaj więcej o toksycznych osobach i skutkach ich obecności w Twojej firmie.

Zakładając że to nie ty (czyli właściciel lub szef zespołu) jesteś źródłem problemów, powinieneś przede wszystkim zdiagnozować, które z zachowań toksycznej osoby destrukcyjnie wpływają na grupę.

Oto 5 ważnych wskazówek dotyczących tego, jak radzić sobie z trudnymi i toksycznymi osobami w Twojej firmie

1. Nie udawaj ślepego

Podstawowa zasada – nie unikaj problemu w nadziei, że rozwiąże się sam. Zamiatanie pod dywan nie uleczy sytuacji. Raczej sprawi, że frustracja narośnie a stres będzie jeszcze trudniejszy do opanowania.

Im później w jakikolwiek sposób zareagujesz, tym większe prawdopodobieństwo, że siła nastawień pracownika będzie tak duża, że trudno będzie cokolwiek zmienić.

Jest jeszcze jeden ważny powód, dla którego nie powinieneś przechodzić nad takimi sytuacjami do porządku dziennego. Jeśli nie zrobisz nic, będzie to potraktowane jako milcząca zgoda na takie zachowania. I to przez wszystkich – zarówno przez toksyczną osobę, jak i pozostałych pracowników. A to stawia na szali Twoją wiarygodność jako szefa w oczach zespołu.

Szybko dojdzie on do wniosku, że w Twojej firmie obowiązują dwa oddzielne systemy zasad – jeden dla toksycznej osoby, a drugi dla wszystkich pozostałych pracowników. W ten oto sposób sam na własne życzenie “zaprosisz” dysfunkcję do swojej firmy i pomożesz jej pięknie się zadomowić.

2. Stań z problemem twarzą w twarz

Zaproś osobę toksyczną na spotkanie. Porozmawiaj z nią i spróbuj dowiedzieć się, co jest przyczyną takiej postawy. Spróbuj złapać zwykły ludzki kontakt, ale jednocześnie postaw granice szefowskie.

Powiedz o tym, jak jej zachowania wpływają na zespół, w jaki sposób jego członkowie i Ty czujecie się w problemowych sytuacjach, których ta osoba jest “głównym bohaterem”. Wytłumacz, dlaczego nie możesz tego typu zachowań akceptować. Określ, jakiej zmiany oczekujesz. Poproś by pracownik określił, w jaki sposób chce rozwiązać ten problem.

Pomóc może Ci w tym stanowczość. Masz prawo powiedzieć, co myślisz o danej sytuacji, jednakże pamiętaj o zachowaniu uczciwych zasad. Stanowczo, wcale nie znaczy niegrzecznie.

3. Sięgnij po dpowiedni feedback

Rozmawiając z toksyczną osobą, stosuj zasady skutecznego udzielania informacji zwrotnej. Nie wystarczy tylko powiedzieć – trzeba powiedzieć to w odpowiedni sposób. Jak? Oto kilka podpowiedzi dotyczących, tego, jak udzielać informacji zwrotnej:

• nie oceniaj osoby – skup się na jej zachowaniu,
• bądź konkretny – wyjaśnij o jakie konkretnie zachowania chodzi, dlaczego uważasz je za toksyczne lub destrukcyjne oraz jaki mają one wpływ na innych i sytuację w firmie,
• pozwól drugiej stronie wyrazić swoje zdanie i opowiedzieć o swoich odczuciach,
• kontroluj swoje emocje i postaraj nie dać się wciągnąć w emocjonalne rozgrywki,
• zaproponuj konkretne rozwiązanie lub poproś swojego rozmówcę, by sam określił, w jaki sposób zamierza zmienić sytuację.

Monitoruj sytuację i sprawdzaj, czy nastąpiły zmiany. Jeśli tak – pamiętaj o pozytywnym feedbacku, by umocnić pozytywne zachowania na przyszłość.

4. Trzymaj emocje na wodzy

Toksyczne osoby często zachowują się w sposób, który wyprowadza Ciebie lub innych z równowagi. Nawet jeśli ostatecznie nie robią tego świadomie, to gdy jesteś wkurzony – łatwo jest dać się ponieść emocjom.

A emocje to niezbyt dobry doradca.

Najgorsze, co możesz zrobić, to dać się sprowokować i wdać się w pyskówkę z rozmówcą. A tak może się stać wówczas, gdy masz do czynienia z typem agresywnym. Nie odpowiadaj na gniew gniewem. Postaraj się zachować spokój i rzeczowo wyjaśnić, o co Ci chodzi. Jeśli sytuacja się zaostrza, po prostu przerwij rozmowę i zaproponuj – “wrócimy do rozmowy, gdy trochę ochłoniesz”.

Nie daj się także wciągnąć w szantaż emocjonalny ani też sam go nie stosuj. Granie na czyimś poczuciu winy (w jedną, czy w drugą stronę) nigdy nie będzie podstawą dobrej relacji. I na pewno nie poprawi sytuacji. Jeśli pracownik będzie próbować stosować go na Tobie – bądź asertywny i stanowczy.

5. Naucz się rozpoznawać sygnały toksycznych zachowań

Jeśli podwładny wkurza także Ciebie, na pewno nie będziesz miał problemu z tym, by zauważyć destrukcyjne postawy w Twojej firmie. Jeśli natomiast upatrzył sobie jakąś ofiarę w zespole albo ujawnia swoje wkurzające nawyki tylko w stosunku do współpracowników, staraj się o tym wiedzieć. I reaguj.

Szczególnie, gdy w wyjaśnieniu do jakiejś konfliktowej lub trudnej sytuacji słyszeć będziesz komentarze typu: “no tak, to Adam, on właśnie taki jest” lub “po Kasi mogliśmy się tego właśnie spodziewać”. To powinno zapalić lampkę w Twojej głowie.

Pamiętaj, że czasem taka toksyczna osoba sprytnie “stąpa na paluszkach” – niepostrzeżenie wprowadza zamęt do zespołu, burzy wzajemne zaufanie, skłóca jego członków i niegrzecznie reaguje na wszelką krytykę. Twoim zadaniem, jako szefa, jest umieć dostrzec, że coś niedobrego rodzi się w Twojej firmie.

Decyzja zawsze ostatecznie należy do Ciebie

Jeśli nie widzisz żadnej reakcji czy chęci zmiany – połóż na szale wagi korzyści i straty związane z toksyczną osobą w Twojej firmie. Z jednej strony niech znajdzie się to, co ten pracownik robi dobrze. To w czym przynosi najwięcej pożytku. Sprawy, które ogarnia. Problemy, które rozwiązuje.

Z drugiej strony umieść stres, który Ty i Twój zespół odczuwacie, gdy macie z nim pracować. Waszą frustrację, która Was na myśl o nim ogarnia. Świadomość, że Twoi podwładni zastanawiają się ile wytrzymasz z tym gościem. Demotywującą atmosferę w zespole. Nerwy i konflikty.

Jeśli wskazówka wskazuje korzyści lub środek, to spróbuj ponownie przywołać go do porządku. Może warto powalczyć, jeśli pracownik jest naprawdę błyskotliwy i jego praca w istotny sposób przekłada się na zyski firmy. Jednym z rozwiązań może być także sięgnięcie po profesjonalny coaching. Zewnętrznemu trenerowi – nie zaangażowanemu w wewnętrzne firmowe układy i emocje – łatwiej jest odrzucić nastawienia i “filtry” oraz spojrzeć na całość świeżym okiem.

Jeśli jednak wskazówka zacznie wychylać się w stronę negatywną, zdecyduj się na rozstanie. Koszty dalszej współpracy z taką osobą, i te finansowe, i te pozafinansowe, mogą nie zrekompensować zysków, jakie Ci ta osoba przynosi.